系统简介

  这是一套适用于50人以内的生物小微企业、实验室、团队等的实验室管理系统，易于根据客户需求进行定制，最大程度上满足客户的需求；包含仓库管理、资源管理、供应商信息管理、财务记录、项目管理等基本功能。

  进入Demo系统时需要注册，注册时在“注册的邀请码”处填写“邀请码”。因该处为Demo系统，因此注册后即为超级管理员权限。

使用说明

1 注册

1.1 超级管理员

  可以选择超级管理员的姓名，也可以选择其它名称进行注册。系统的第一位注册用户默认为系统的超级管理员，该用户的超级管理员权限无法变更，但可以赋予其他用户超级管理员权限。建议企业法人或实际控制人使用自己的姓名进行注册，其后可以分配较高的权限给予系统的实际管理者。注册邮箱要保证可用，是找回密码的唯一途径。

1.2 普通用户

  建议使用姓名进行注册，便于记录每一项变化的实际操作者是谁。当用户姓名相同时，可在姓名后添加入职年月等，进行区分。

2 系统初始配置

2.1 系统设置

  位置：配置>系统设置>参数设置

  配置内容有：首页右上角公司名字、多少秒之后，自动退出、注册时填写的邀请码、邀请码的提示信息、销售单种货物总额的免审核最大金额、销售单种货物的免审核最小利润率、各种记录默认显示近期多少天的记录、系统首页的网页标题、打印出库单时最大行数、销售统计，默认选择近多少年的数据、配置分页显示行数目。

2.2 常用网站设置

  位置：配置>系统设置>常用网站设置

  配置内容有：显示得出名称、对应的网页地址

  用途：类似于设置书签

2.3 机构设置

  位置：配置>系统设置>机构设置

  设置使用该系统的机构信息。可以设置一个机构主体，也可以设置多个，便于统一管理。

2.4 账户设置

  位置：配置>系统设置>账户设置

  新增收款和付款的账户信息，用于系统记录和统计企业资金的流动情况；同时可以异步显示账户的可用资金金额。

  可以为每个参与资金管理的人配置一个账户，方便日常的收款和付款操作。

2.5 仓库设置

  位置：配置>系统设置>仓库设置

  设置货物储存的位置，以及管理员。可以设置不同位置是一个仓库，也可以设置同一位置有多个仓库。

2.6 权限设置

  位置：配置>系统设置>权限设置

  根据不同的岗位要求，配置不同的权限模板。可以新建空白模板，自己编辑，也可以在现有模板的基础上进行修改。

  如果需要多个超级管理员，可以将超级管理员的模板另存为副本，用于给对应用户分配权限。

3 用户管理

3.1 权限分配

  位置：配置>系统设置>权限设置

  根据不同的岗位要求，为不同用户分配不同的权限模板。

3.2 人事架构

  位置：人事>人事设置>人事架构

  设置人员的从属关系，主要涉及到采购审批、销售审批、客户信息查看等方面的权限问题。

4 系统结构与功能

  本系统公分为3级主要菜单，一级菜单包括：主页、采购、库存、销售、财务、信息、邮箱、配置、人事。

4.1 主页

  包含2个二级菜单。在设置了常用主页的情况下，会全部显示，如未设置，只显示个人中心。

4.1.1 常用主页

  包含多个设置的系统外的主页，比如常用的查询网页、工具网页、公司的官网等等。

4.1.2 个人中心

  系统登录：用于登录系统，以及通过邮箱找回密码的入口。找回密码时，需要输入邮箱的登录密码，用于自己向自己的邮箱发送重置密码的安全链接。登录自己的点击重置密码的链接即可更改密码。该重置链接的有效期为当天，过期无效，需要重新进行密码找回。

  登录记录：用于查看该用户的历史登录情况，包括登录时间、登录城市。此处定位，使用百度地图API，受网络情况的影响，定位有时会出现异常。

  修改密码：在登录系统后，通过再次输入密码对该账户进行登录密码修改。

  系统注册：需要输入邀请码，该邀请初始值为"邀请码"，此后经常进行修改，防止无关人员注册该系统。此处输入的邮箱是用于密码找回的。用户名接受汉字，最好以用户的姓名作为用户名，姓名相同时，在姓名后添加入职年月，出生年月的等进行区分。

4.2 采购

  包含4个二级菜单。

4.2.1 采购申请

  销售采购：此处进行的采购申请，主要用于直接销售的。

  原料采购：此处进行的采购申请，主要用于生产的。

  办公采购：此处进行的采购申请，主要用于日常办公消耗。

  申请状态：查看采购申请的审批状况，同时可进行申请的取消、暂缓、编辑等操作。

  申请记录：记录历史的采购申请，可以在该页面对以往申请采购的货物进行快速申请。

4.2.2 审批申请

  采购审批：申请人对自己以及自己下属的申请进行审批，审批通过后，采购人员即可在采购事项页面看到。

  审批记录：记录审批的历史记录。

4.2.3 采购操作

  采购事项：显示待采购货物相关参数，以及备注。采购人员根据这些信息，选择供应商、录入价格等信息。在提交订单后，财务人员会在采购付款界面、库管人员会在采购入库页面看到新的待处理事项。此处采购人员可以跳过财务人员，选择使用预付款进行付款。

  异常处理：处理采购订单取消、采购退货、采购换货的异常情况。录入与供应商就货款、发票、货物的处理方式，完成后自动产生财务和库管的代办事项。

  采购状态：记录采购事项的进程。包括：付款情况、发票情况、到货情况、物流情况、送货单情况，便于采购人员跟踪采购进程，并与供应商沟通。同时在此可进行采购的终止、暂缓等操作。

  采购记录：查看采购的历史记录。在此进行退货和换货申请，申请后采购人员在异常处理页面进行处理。

4.2.4 其它信息

  开票信息：显示开票的相关信息，同时提供供应商经常索要的公司文件，比如营业执照。此处显示内容在公司设置页面设置。

  常用地址：显示常用的收货地址。可以对常用地址进行添加、编辑、删除。

4.3 库存

  包含4个二级菜单。

4.3.1 库存管理

  总库管理：显示所有的库存货物信息。可以进行库存查询；可以把整箱货物拆成散件录入库存，方便批发和零售的库存并行处理；也可以在不同仓库间转移货物，方便不同仓库间调货。

  分库管理：显示存在那些分库，可以位置区分进行设置，也可以负责人区分来设置。此处为各分库管理的入口。进入后，可进行常规仓库操作，也可记录货物在该仓库中的具体位置。

  历史库存：主要记录库存数量为零的货物。

4.3.2 入库操作

  采购入库：由采购下单直接生产待办事项，主要面向收货人、或是前台。记录与采购货物相关的信息，比如：货到的情况、发票到的情况、送货单到的情况。货到之后需要设置或选择货物编号，同时选择仓库进行入库操作。货物编号选择时建议用货号来表示，对于没有货号的物品可根据实际情况进行设置，但要确保同一货物编号只能对应一种货物。为了便于销售统计，可以为不同批次采购的同一种货物设置2个货物编号。

  退换入库：主要显示销售退货、采购换货的待处理事项。

  其它入库：手动输入货物信息，进行入库操作。主要针对使用系统前已存在的货物，自己生产的货物，以及一些其它途径获得的货物的入库。

  批量入库：下载Excel2007文件模板，编辑后，上传文件，将库存批量录入到同一仓库。

  入库记录：记录所有与入库相关的操作。

4.3.3 出库操作

  销售出库：由销售下单直接生成待办事项。可事先选择好由哪些仓库出货，带到发货时点击出库即可。

  领用出库：由出库申请单生成待办事项。

  退换出库：主要显示销售换货、采购退货的待办事项。

  销售出库单：显示销售出库产生的货物列表。自动生成出库单，用于打印，也可以选择不打印。

  销售发货：提供2种发货方式。一种是专人送货，该送货方式由送货人来确认客户收货情况。一种是通过快递的方式发货，自动生成快递单，用于打印，它处提供按钮用于直接查询快递的情况。可以编辑常用发货地址，用于快递单上的发货地址。打印界面可对快递单上的文字信息位置等进行调整，并保存或另存为其它模板。

  出库记录：记录所有与出库相关的操作。可以选择货物进行非销售出库单的打印。

  出库单记录：记录所有打印过出库单的货物，同时可进行补打。

  发货记录：记录所有的发货情况，并在此出记录客户收货的情况。发货信息发生改变时，可选择重置，之后进入销售发货界面重新操作。

4.3.4 出库准备

  出库申请：填写出库申请单：包含货物信息及用途。

  出库审批：对出库申请进行审批。

  申请记录：出库申请的历史记录。

4.4 财务

4.4.1 收款事项

  采购付款：由采购下单直接生成待办事项。显示付款对象的账户信息、货物信息。

  其它付款：显示销售退货、付款申请、报销申请、借款申请等生成的待办事项。可手动录入不同类型的付款记录，以及公司内部不同账户间转账的记录。

  销售收款：由销售下单直接生成待办事项。显示存在哪些待收的款项，包含：付款单位、付款金额等信息。

  其它收款：显示待收押金、借款、预收款等事项，可手动录入不同类型的收款记录。

4.4.2 申请/审批

  付款申请：填写付款申请，包括：报销申请、预付款申请、付押金申请。

  预收申请：填写预收客户款项的申请。对于不需要开据发票的，或需要开票的，且开据内容非实际销售货物的情况，才可在此录入申请。其它情况可按照正常销售下单来操作。

  申请审批：审批付款申请和预收申请，通过后，对应的申请会进入到其它付款和其它收款的待办事项中。

4.4.3 预收预付

  预收款项：记录所付的未使用完的预付款项，包含每次预付款是否已开票、已使用部分的用途等信息。

  预付款项：记录所收的未使用完的预收款项，包含每次预收款是否已开票、已使用部分对应的出货情况等信息。

  预收/付款记录：记录已使用完的预收款项和预付款项，以及具体的用途。

4.4.4 收到发票

  收票记录：显示公司内部所有收到的发票信息，包括由正常采购产生的开票，可查看实际开票内容。可录入员工等日常消费开据的公司抬头的发票，可对记录增值税发票抵扣的情况。

4.4.5 账户信息

  账户统计：显示各个账户当前可用的资金数额，以及待付款和代收款的大至金额。一般情况下该处显示的可用金额与实际金额是相同的，当不同时，说明有相关交易未录入系统。银行账户牵扯到扣税、结息等情况，每个月确认一下即可。对于支付宝、现金等账户，要及时更新交易信息。

  流水审核：该处主要是为了让每一笔交易都有实际操作人之外的第二人确认。当公司存在多个合伙人时，可避免长时间后，大家因遗忘当时的具体情况而产生猜疑。

  流水记录：记录各个账户所有的资金变动情况，包括变动前后的账户金额。如果该变动是非直接录入的，可查看该变动对应的交易内容。

4.5 配置

4.5.1 系统设置

  公司设置：设置使用该系统的公司信息。开票信息来自该处，账户设置绑定的公司也来自该处。

  账户设置：设置公司所有的公共账户信息，用于付款和收款的操作。账户设置时需要绑定公司归属。

  仓库设置：设置仓库名称、位置、管理员等信息，用于出入库的操作。

  权限设置：设置权限模板，并给通过选择模板给用户赋予指定权限。

  常用网站设置：设置主页处需要显示常用网页。该设置作用于全部用户。

  参数设置：设置系统中部分参数，包含各参数的意义或用途。该设置作用于全部用户。

  密码重置：操作者直接将指定用户的登录密码修改为特定密码，该操作记录在修改密码记录中。

4.5.2 系统记录

  登录记录：记录系统中所有用户的登录情况，与个人的登录记录类似。

  修改密码记录：记录所有用户修改密码的操作。

  用户信息：记录系统中存在的全部用户，包括：用户名、注册时间和邮箱、最近登录地点和时间、最近退出时间和方式、最近操作时间和页面、在线状态等。

4.5.3 个人设置

  参数设置：设置系统中部分参数，包含各参数的意义或用途。该设置仅作用于该用户。

  常用网站设置：设置主页处需要显示常用网页。该设置仅作用于该用户。

  个人信息：设置该用户的联系方式、收款账户等信息。

4.6 人事

4.6.1 人事设置

  人事架构：设置各用户之间的从属关系，该从属关系与部分权限有相互作用。要求具有最高权限时，在分配超级管理员权限时，同时要将所有用户都设置为下属。如果几个用户地位平等，可以设置从属关系为互为上下属关系。